前几天一个做行政的朋友给我发消息，说她又加班到晚上十点。我问她忙什么，她说在整理各部门交上来的周报，格式五花八门，有人用表格有人用纯文字，她得一份份调成统一模板再汇总。我听完就说了一句，你这活儿要是让智能启发创新来干，可能十分钟就完事了。她愣了一下问什么意思，我说你往下看就知道了。
那些每天重复的活儿，其实都能交给模板
很多人对智能启发创新的理解还停留在很玄的层面，觉得那是大公司搞研发才用得上的东西。但我自己的体会是，它最直接的用处恰恰在那些不起眼的日常琐事里。比如每周写周报、每月做汇报、定期整理客户信息，这些事有个共同点，就是结构固定、内容换汤不换药，但你每次都得从头来一遍。
我之前也是这样，每个周五下午雷打不动花两个小时写周报。后来我想了个办法，把周报拆成几个固定模块，本周完成事项、遇到的问题、下周计划、需要协调的资源，然后给每个模块设好格式。下次写的时候直接往里填内容就行，格式自动套用，五分钟搞定。这个思路其实就是智能启发创新最朴素的形态，把重复性的决策变成预设好的流程。
我那个行政朋友听我说完，回去试了一周。她给周报模板设了三个固定字段，部门名称、汇报周期、提交人，然后用条件格式自动标红迟交的部门。原来她需要手动核对谁没交、谁格式不对，现在打开表格一眼就能看出来。她跟我说这一周至少省了四个小时。四个小时什么概念，够她安安心心吃顿午饭再睡个午觉了。
自动化模板到底怎么搭，手把手说清楚
说到具体操作，其实没有想象中那么复杂。你不需要懂编程，也不需要买什么昂贵的软件。日常办公里最常用的文档工具和表格工具，本身就自带模板功能，只是很多人没认真用过。
第一步，找出你每周或每月重复做三次以上的事情。比如会议纪要、报销单填写、项目进度更新、客户回访记录。把这些事情列出来，挑一个最让你头疼的先动手。
第二步，拆解这件事的固定结构。拿会议纪要来说，不管什么会，基本都包含会议时间、参会人员、讨论事项、决议内容、待办事项这几个部分。你把这几个部分做成固定栏目，下次开会直接填空。
第三步，设置自动填充规则。这一步稍微需要点耐心。比如在表格里设置好日期自动更新、下拉菜单选择负责人、条件格式标出逾期项。这些功能大部分办公软件都有，花半个小时看看说明就能学会。
提示：刚开始不用追求完美，先跑通一个最简单的流程。我最早做的报销模板特别粗糙，连自动求和都没有，但已经比手动算快多了。后面慢慢迭代就行。
第四步，坚持用两周。这一点听起来像废话，但真的是关键。很多人模板搭好了，用了一次觉得不顺手就放弃了。我的经验是，前三次用会觉得别扭，因为要适应新流程。到第五次左右就形成肌肉记忆了，之后再让你手动做你反而嫌麻烦。
我自己翻过的车和后来想明白的事
说起来我也不是每次都顺利。去年我兴致勃勃搭了一套项目管理的自动化模板，结果用了不到一周就放弃了。原因很简单，那个模板太复杂了，每次填数据要跳转五个页面，比我原来手动记录还慢。我当时挺沮丧的，觉得是不是自己方法不对。
后来我想了想，问题出在我太想把所有情况都覆盖到了。模板设计得越全面，使用门槛就越高。好的自动化模板应该像一双合脚的鞋，穿上就能走，而不是让你先系十分钟鞋带。所以现在我给自己定了个规矩，一个模板如果第一次用超过三分钟才能填完，就说明设计有问题，得简化。
另外一点感悟是，自动化模板解决的是重复劳动的效率问题，但它替代不了判断。比如周报自动汇总了数据，但数据背后的原因还得你自己分析。智能启发创新帮我们省下的是动手的时间，省不下的是动脑的部分。这一点得想清楚，不然容易陷入为了自动化而自动化的坑。
常见问题：搭自动化模板需要专门学编程吗？
完全不需要。日常办公场景用到的模板功能，无论是文档还是表格工具都自带，核心就是条件格式、数据验证、自动求和这几样。花一个下午看看帮助文档基本够用了。真正难的不是技术，是坚持用下去的习惯。
说到底，智能启发创新这个词听着挺大，落到办公场景里其实就是一句话，把重复的事交给模板，把省下来的时间用在真正需要你的地方。我那个行政朋友现在每周五下午已经不加班了，她开始学着用省下来的时间研究数据看板。她跟我说了一句话我印象挺深，说原来不是活儿太多，是干活的方式太笨了。我听完笑了笑，没接话。因为我心里清楚，我自己也是笨了挺久才想明白的。